Konflikt og kommunikasjon på jobben
Det første som bryter sammen når konflikter seiler opp, er
dialogen. En av de verste konfliktene jeg har håndtert var hos en
kunde der de ansatte hadde kjørt seg så fast at ingen var i stand til å gjøre
jobben sin lenger. Bedriften sto i fare for å måtte kaste inn håndkle. Etter å ha nøstet og jobbet
i flere uker, fant vi i felleskap ut hvilken sak som hadde startet det hele.
Denne saken hadde de ansatte helt glemt, fordi de nå var mer
opptatt av å organisere deg i «allianser» og drive taktisk spill mot andre
«allianser». Utgangspunktet for konfliktene viste seg å være flere år gamle.
Saken hadde startet en gang med at noen hadde flyttet kaffemaskinen fra første
etasje, der de fleste jobbet, til andre etasje, der de med litt «finere« jobber
satt. Og på vanlig vis hadde ingen i første etasje tatt opp denne saken med
noen i andre etasje. De snakket bare om den seg imellom, selvfølgelig. Klaget og var misfornøyde i sin egen etasje.De ble allierte og sakte men sikkert inntok flere og flere offerrollen. Stakkars dem De hadde mistet et gode. Og tar noen offerrollen så får "de andre" automatisk rollen som overgriper.Etter hvert ble dette til til sverting og
baksnakking av "de der oppe". Ny misforståelser og uenigheter i andre saker ble tolket som bekreftelse på at "de andre" var uten alle gode menneskelige egenskaper.
Her følger noen råd du kan følge dersom du merker at dere er
på samme vei i et tidlig stadium av et vanskelig arbeidsmiljø som kjennetegnes av "de" og "oss":
1. Det finnes ingen
"ikke-saker". En "ikke-sak" er en sak der det danner seg en
felles oppfatning om at denne saken kan vi ikke snake om. Enten fordi den er
for liten, ubetydelig, håpløs eller for vanskelig og sårbar. "Ikke-saker" mobiliserer gjerne følelser."Ikke-saker" skaper mistanke om at "de andre" har skjulte agendaer. Har dere "ikke-saker" på jobben som aldri blir snakket om i formelle møter, er det
sannsynlig at dere mangler den nødvendige tilliten dere trenger for å samarbeide og forebygge konflikter.En øvelse dere kan gjøre for å få frem "ikke-saker"er at hver og en forsøker å lage seg en liste over hvilke "ikke-saker" de mener finnes. Deretter sammenligner dere listene. Slik er det litt mindre farlig å ta opp "ikke-sakene" fordi de står på felleslisten. Det er flere som har det på samme måte.
2. Trenger du å sette grenser? Uansett hva du
forbereder deg på å si, forbered deg på å lytte dobbelt så lenge. Jo mer vanskelig det du har å
si er når du vil korrigere andre, jo mer vanskelig er det trolig å høre. Det å være 100% ærlig
kan av noen oppleves som at du er brutal, særlig om du ikke er lyttende og
forståelsesfull samtidig. Sett av god tid til ikke bare å snakke, men også til
å lytte i vanskelige saker. Det er ikke galt å være 100% ærlig, så lenge du er åpen og raus samtidig.
3. Timing. Det er
ikke likegyldig når du velger å si ting. Det er heller ikke alt du kan si til
alle. Tenk nøye gjennom hvordan det du vil si kan bli oppfattet. Velg en situasjon, møteplass og en ukedag der det er ro og muligheter til gjensidig kommunikasjon. Ulik timing for ulike mennesker er
et godt utgangspunkt.
4. Kom til poenget.
Det kan lønne seg å sjekke ut med den du snakker med om hvordan han eller hun
har det for tiden før du kommer med det du har på hjertet. Når det er gjort, så tenk som en journalist. Begynn med en overskrift. Deretter ingressen med
det viktigste i budskapet. Så kan du fylle ut med eksempler etter hvert i
dialog med den som lytter. Du må få frem budskapet ditt,
gjerne så enkelt som mulig.
5. Del også det som
er bra. Dersom du er den som alltid tar opp problemer, så vil folk fort miste
interessen for å høre på deg og du ender med å slite ut omgivelsene dine og deg
selv. Skal du være den som tar opp vanskelige saker på en slik måte at folk
hører på deg, må du også være den som kan dele de positive tilbakemeldingene, den
som formidler gladsakene på jobben. Tenk at du skal kunne dele syv gladsaker for hver
problemsak du tar opp. Klarer du det, så vil folk lytte til deg også når du tar opp
saker som er vanskelige.
6. Når noen tar opp
noe vanskelig med deg, må du kunne lytte. Skal du være forbilde for hvordan
være en god kollega, må du også vise at du klarer å ta innover deg andres
virkelighetsoppfatning uten at du trenger å forsvare deg. Du vil oppnå mye mer
respekt om du lytter når noen kritiserer deg enn om du umiddelbart starter å forsvare deg. Det er
lov å gjøre feil. Det gjelder både deg og den som kritiserer deg. Skap en trygg
ramme og unngå motangrep selv om du føler deg urettferdig bedømt. Be om en
pause og kom tilbake med det du mener er saklig informasjon. Og husk å takke
for tilbakemeldingen du har fått. Det kostet antakelig litt å tørre å si det
til deg.
7. Ha tålmodighet.
Dine relasjoner til kolleger og venner skal vare lenge. Ofte livet ut. Du
treffer garantert kolleger igjen i nye situasjoner og i nye roller i løpet av
livet. Tenk langsiktig og tenk på hvordan andre opplever deg. Vær raus med
dine kolleger og sjefer. Det gjør vondt den dagen du møter ditt eget dårlige
rykte i døren.
8. Slipp tanken. Er du ikke villig til å si høyt det som frustrerer deg til den det gjelder, så må du glemme tanken og slippe saken. Irritasjon fordunster ofte som dugg for solen når vi bare får satt ord på den til den det gjelder. Er du ikke villig til å si i fra til den det gjelder, har du mistet retten til å la deg irritere. Kos med misnøye mellom kolleger er en uting. Det gjelder spesielt på jobben. Her skal vi jo være profesjonelle.
Kommunikasjon handler ikke om hva du har å si, men om
hvordan du får andre til å føle seg når du sier det.
Du trenger ikke brenne inne med det du har på hjertet.
Det er faktisk fullt mulig å ta vare på andres selvfølelse selv om det du har å si er vanskelig å høre.
Taushet gjør alt vanskeligere.
