Trivsel eller åpent kontor. Er det spørsmålet?

I et rom der det oppholder seg mange mennesker blir rommet straks full av støy. Og i et åpent oppleves alt dette som støy:

•              Uønsket lyd (er definisjonen på støy)
•              Visuell støy (andres bevegelser, gjenskinn og lys)
•              Vårt behov for å ha kontroll på omgivelsene (Ubehag dersom noen konstant eller ofte går           eller står bak ryggen din)
•              Konsentrasjonsforstyrrelser (Konsentrasjon krever faktisk frihet fra alle typer ( opplevd)           støy)

Vi vet at uønsket lyd – høy eller lav, brå eller jevn - trigger hjernen til kjapt å avgjøre om vi er i en «flykt eller kjemp" situasjon. Dette utløser stresshormoner i kroppen. Selv om hjernen gang etter gang konkluderer med at lydene du hører er helt harmløse, får du likefullt stresshormoner i kroppen når kroppen eksponeres for ulike typer av slik støy.

Hjernen fanger opp og prosesserer all lyd og alle bevegelser. Tenk deg at du er i et selskap. Alle står og prater dempet og det er en jevn summing i lokalet. Summingen i lokalet blir som et jevnt bakteppe til din egen småprat. Men plutselig fanger du opp at navnet ditt blir nevnt ett eller annet sted. Hjernen din har gjennom all summingen likevel aktivt prosessert og behandlet all lyd i lokalet, og forteller deg nå at noen snakker om deg. Lyden er ikke et bakteppe for hjernen din. For hjernen hviler ikke. Den tar stilling. Den slår seg ikke av.

Slik vil hjernen også jobbe i et åpent landskap når du konsentrerer deg om arbeidet ditt. Selv om du bevisst registrerer bare noe av informasjonen i rommet, for eksempel arbeidsoppgavene dine, så bruker hjernen din mye energi på å registrere og behandle absolutt alt som skjer i rommet og avgjøre om informasjonen er relevant eller ikke. I løpet av en lang arbeidsdag kan den jobben hjernen din gjør i et overfylt lokale medføre at du blir ganske så sliten.

Dette er allment kjent blant arkitekter og psykologer som bistår bedrifter med å tilrettelegge for åpne landskap. Derfor er trenden nå å lage «lydtapet» i åpne landskap. Gjerne med lyder vi biologisk er vant med fra naturens side. Vi vet at fuglesang er beroligende. Derfor kan man legge inn fuglesang i kontorlandskapet. Rennende vann er også beroligende. Men naturen har også lært oss også at stillhet er farlig.  Det er naturens måte å fortelle oss at det er fare på ferde. 100 mennesker i et landskap som er musestille sender oss tilsvarende et nedarvet biologisk signal om fare. Vi kan dermed oppfatte et «stille» kontorlandskap som et faresignal, og det kan være minst like stressende som støyen vi beskrev tidligere.

 Samspill, følelser eller resultater?

Teorien bak åpne landskap har vært at samspillet skal bli bedre når kontorveggene rives. Denne tenkemåten har også vært i tråd med en utvikling i arbeidslivet mot mindre autoritær ledelse og mer egalitær kultur. Bort med sjefens hjørnekontor, autoritet og symbolmakt. Inn med likhet og samspill, større selvstendighet, autonomi, samarbeid og medvirkning, uten hemmende dører, vegger og «glasstak».  

Gevinsten for den ansatte i landskapet blir et mer mangfoldig og ubegrenset samarbeid. dette gir oss:

·        Større valgfrihet i lokalet. Vi kan jobbe sammen med dem som vi fungerer best sammen med. Vi liker andre og blir likt av andre. Dermed trives vi bedre i landskap.

·       Større grad av uformelle møter i et åpent landskap gir den enkelte større grad av synlighet og opplevelse av å være betydningsfull.

·         Effektiviteten øker fordi antall valgmuligheter for den enkelte øker.

·         Ulike arbeidsmønstre kan oppstå ut fra hva som fungerer best for den enkelte, og ikke ut fra hva sjefen «bestemmer».

·       Økt fleksibilitet for den enkelte og for organisasjonen. Ved endringer og omstillinger er det ingen som «mister» hjørnekontoret sitt, plassen sin eller kolleger. Kommer det ny teknologi, så endrer vi oss med bare å flytte oss i landskapet.

·         De ansatte kan dele kunnskap seg imellom, spørre om hjelp og få støtte, uten å måtte «banke på» eller trenge seg på. Informasjon glir sømløst.

Den praktiske erfaringen med å hente ut gevinster av disse fordelene har imidlertid vist seg vanskeligere. Noen steder går faktisk samhandlingen i landskap drastisk ned fordi folk ikke tør snakke sammen når de er redde for å forstyrre andre i landskapet.

Samhandling krever forberedelser (alene), organisering (av noen) og resultater (som skal iverksettes). Det skjer ikke bare fordi vi sitter i landskap.

Samhandling «oppstår» ikke bare helt av seg selv. Samhandling i seg selv er fint, men for en organisasjon som skal levere resultater er det å regne med at landskap gir samhandlingsom å ha bensin og motor, men mangle propell. Det frigjøres mye energi og skapes mye lyd, men det gir ingen fremdrift.

Penger spart og oppstykking av arbeidsoppgavene er ikke et mål i seg selv. Og ledere som ikke er i stand til å vite hvordan resultatene blir skapt i kompliserte organisasjoner med høykompetente medarbeidere i et åpent landskap blir jo redusert til saksbehandlere som bare skal overvåke sine ansatte i landskapet, uten å kjenne til prosessene som ligger bak. "Den frie flyten av informasjon" i landskapet er jo ikke målbar på generell basis. Det er det bare resultatene som er.

Det er vel bare de som er frakoblet ansvaret for resultatene som synes det er lett å ta beslutninger om at arbeidstakere skal sitte i omgivelser som ikke er tilpasset den enkeltes maksimale produksjonsevne. Da blir det ofte interiørarkitekter, eiendomsavdelinger og HR folk som vedtar åpne landskap. Gjerne på vegne av andre enn seg selv.

DNB

I DNB har de "nulltoleranse for kontor", uttalte HR ledelsen nylig til NRK. Det minner meg om et sitat fra Fredrick W. Taylor i «Prinsippene for vitenskapelig bedriftsledelse» fra 1911:

“In the past the man has been first; In the future the system must be first.”

Når kontorlandskapet i seg selv blir viktigere enn menneskene og jobben som skal gjøres- og lederne ikke tar hensyn til behovene til dem som skal prestere godt hver eneste dag - da kan ikke ledere eller HR folk vite hva som kunne vært gevinsten med en annen type organisering. Da står systemet over individuelle behov og da kommer i praksis  produktiviteten i andre rekke..

Kommet for å bli

Men åpne landskap er kommet for å bli. Det er en del faktorer som forteller oss dette:

1) Nær 30% av oss tar nå høyere utdannelse. Veldig mange flere enn før sitter på kontor.

2) Det foregår en stor tilflytting til byene. Denne urbaniseringen presser opp prisene på kontorlokaler i byene. Åpne landskap effektiviserer et kontorbygg med nær 50%. Free seating ytterligere litt til. Vi kan ikke bygge dobbelt så mange kontorbygg i byene våre som vi allerede gjør i dag. Det er simpelthen ikke plass.

3) Mange kontorer står tomme deler av uken.Vi arbeider ikke bare ved kontorpulten lenger. Ipad, smarttelefon med e-post, trådløse nett og laptopper som veier mindre enn et kilo gjør at vi reiser mer, jobber hjemmefra, er ute hos kunder eller i møter. Eller er på konferanse på et sted der flybilletten bare kostet 300 kroner og vi hører på foredrag mens vi svarer på e-posten samtidig.

Summen av alt dette gjør at vi ikke kan ønske oss tilbake til de gamle kontorene våre.  Det er ikke mulig å få til fremover.

Det som er mulig er å ta hensyn til våre menneskelige behov for konsentrasjon, ro, samarbeid som gir resultater og individuell tilpasning ut fra hva som gir best resultater for den enkelte.

Et velfungerende kontor bør blant annet regne:

• Minst 17–23 kvadratmeter areal per ansatt inkludert fellesarealer.
• Ett stillerom per seks ansatte i åpent landskap.
• To stoler per ansatt, i tillegg til kontorstolen (møterom, kantine, kaffebar etc.)
• Mindre enn syv meter avstand mellom arbeidsplass og vindu.